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查档办法
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关于人事档案转递工作的说明

      师生转档,由学校相关部门向档案馆送交转档所需的文件、材料和信息,档案馆凭相关部门移交的材料为师生转出档案,个人无需到档案馆办理转档事项,也无需向档案馆提供转档信息。现将有关事项说明如下。

      一、转档程序

      (一)已办理就业通知书(报到证)的毕业生

      1.院系将毕业材料送交档案馆,学生职业发展指导中心(以下简称“CDC”)将就业通知书(白色联)送交档案馆,材料齐全即开始办理转档。其中档案中的党团、毕业等所有材料均一并寄出,不单独寄送。

      2.档案寄出时间为每星期三(节假日除外)。一般为就业通知书左下角办理日期的下一个星期三寄出,从星期四起可查询寄出信息(查询方式见下文)。如缺少毕业材料,则顺延至材料齐全后的星期三寄出。

      3.毕业去向为“二分”回生源地的,档案转递至就业通知书上的抬头单位;毕业去向为“派遣”至用人单位的,转至三方协议上指明的档案接收单位(须能接收机要通信),即同学们在学校就业管理系统填写的“档案转迁单位”。

      4.如毕业生办理改派,档案馆按照CDC提供的改派学生名单,将改派学生的就业通知书(白色联)退回CDC。本人无需联系档案馆。

      5.档案馆面向校内外单位提供查档服务,但不开具存档证明等材料。存档证明、政审证明、党组织关系转移等事项请与所在院系联系,就业通知书办理、就业改派等事项请与CDC联系,户口迁移等事项请与学校集体户口办公室联系。

      (二)毕业去向为国内深造的毕业生

      由院系将调档函(在右上角写明学号、姓名)送交档案馆,档案转递至调档函上指明的档案接收单位。留本校读研的学生不需要转档,无需提供调档函。

      (三)退学的学生及档案滞留的学生

      本科生退学,由教务处将转档通知单送交档案馆;研究生退学,由CDC将就业通知书或档案转迁证明送交档案馆;已离校学生滞留档案,由CDC将就业通知书或档案转迁证明送交档案馆。档案馆按照以上材料指明的档案接收单位办理档案转移。

      (四)教职工和博士后

      教职工转移档案,由组织部或人事处将转档通知单送交档案馆;博士后转移档案,由人事处将接收函或调档函送交档案馆。档案馆按照以上材料指明的档案接收单位办理档案转移。

      二、档案转递方式

      人事档案严禁自带。我校人事档案通过机要通信转递(非EMS、非快递)。

      档案接收单位须具备机要通信接收资质,否则档案会被退档。一般党政机构、国有企事业单位、人才服务中心均可接收机要通信。如需确认档案接收单位是否具备机要通信接收资质,可向档案接收单位咨询。

      三、查询档案寄出情况

      一般每星期三(节假日除外)寄出档案,从星期四起可通过以下方式查询:

      (一)微信查询

      1.“清华大学档案馆”微信公众号→“服务指南”→“转档查询”;

      2.“清华就业”微信公众号→“就业指南”→“派遣查询”。

      (二)网站查询

      1.档案馆网站(首页右侧中间靠下)的“毕业生档案去向查询”栏目:thdag.cic.tsinghua.edu.cn/studentsfiles/index.jsp

      2.学生职业发展指导中心网站“报到证档案查询”栏目:career.cic.tsinghua.edu.cn/xsglxt/f/jyxt/anony/bdzblcx

      个别学生如查询不到寄出信息,一般是由于档案材料(例如毕业材料)不齐全而尚未寄出档案。在院系或相关部门补齐材料后,则于之后的星期三办理寄出。

      四、查询档案接收情况

      由于机要通信为安全保密途径,无法通过网络查询,我校档案馆不掌握转递过程和接收情况。如需查询档案接收情况,请向档案接收单位查询。因个别单位无机要通信接收资质,档案由其上级单位接收,可向其上级单位查询。

      根据距离远近,档案寄出后一般2-15天左右寄到。如档案寄出后超过30天档案接收单位仍未收到档案,可与我校档案馆联系。

 

      根据学校相关规定,滞留档案只办理转出手续,不办理利用。请有关人员及时到相关部门办理手续,及时转移档案,以免影响个人利益和事项办理。

      因每周转档量大、周期紧凑,且档案工作具有安全保密性,请转档的师生务必了解清楚以上事项,尽量不要重复询问相关问题。

      未尽事宜依照《清华大学人事档案转递实施办法》处理。 

 

清华大学档案馆     

2020年8月25日     

 
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